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“等距離管理系統”生管單元

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MX項目如何讓三E卡與現代化管理軟件相結合提升工作效率

發布時間:2014-12-18 17:10:05    

MX項目如何讓三E卡與現代化管理軟件相結合提升工作效率

 

一、企業簡介

MX公司是一家工業包裝紙生產企業,年產值約5億。擁有員工560多人,主要生產各種規格尺碼的牛皮卡紙、掛面紙、瓦楞原紙等,產品銷往全國各地及東南亞等國家和地區。

二、實施背景

1、每天上班,大家都在忙,但到底在忙什么?忙的結果是怎樣?沒人知道

2、對每天周而復始的工作,很麻木、很茫然,為上班而上班,沒有工作成就感和榮譽感

3、領導對下屬的工作情況掌握不及時,下屬也沒有匯報,管理人員不能及時掌握現場的信息

4、不僅僅只是以“天”為單位做管理,要細化到以“小時”為單位做管理,從而提升管理人員的管理水平

三、運作思路及具體動作

(一)三E卡的宣導

變革前的習慣和問題:

1、企業方人員不知道什么是三E卡;

2、不知道推行三E卡對自己工作有何幫助,只會被動認為會增加工作量,反正我一天又沒玩,何必搞這些“花樣”;

變革后新的做法:

針對問題

具體動作

不清楚什么是三E卡以及推行三E卡的好處

組織人員分批進行三E卡的培訓:如何推行三E卡,主要是讓大家知道什么是三E卡;為什么要推行三E卡;三E卡怎么推行;三E卡對我們工作有何好處?

(二)人員及內容的確立

變革前的習慣和問題:

1、雖然大概知道三E卡的概念,但具體怎么去操作,不是很清楚;

2、每日的工作都是忙忙碌碌,但部份管理人員工作了一天,到晚上回想起來,也總結不出自己做了些什么?找不到任何成就感,只是機械的工作。

變革后的做法:

針對問題

具體動作

1、不知道是否要寫三E卡

針對公司所有崗位工序進行梳理,明確需要填寫三E卡的人員名單

2、每天都很忙,但不知道每天在忙些什么,機械的工作

要求需要填寫三E卡的人員每天以工作日志的形式將每天的工作內容進行記錄

(三)三E卡的形成

變革前的習慣和問題:

工作日志天天在寫,但只是記流水賬,每天的工作重點,包括三E卡的核心:定人定點定時,并沒有在日志中體現出來,從工作日志中可以發現部份管理人員,每天的工作完全沒頭緒,想到那做到那;

變革后新的做法:

針對問題

具體動作

日志每天就是流水賬,沒有突出三E卡定人定點定時的重點

1、將工作日志按部門劃分到每個稽查員,要求稽查員對所負責的日志進行優化:主要是找出有規律性的內容和時間點加以明確;                                                    2、由稽查員按部門組織相關人員對優化的工作日志進行探討,再由朗歐項目組老師進行指導;                                             3、對三E卡的模板進行升級,除了固化的內容外,增加每周固定事項、每日異常反饋、上級安排事項、每日業績體現。

(四)三E卡的推行

變革前的習慣和問題:

1、三E卡的模板已制定,但在具體運作過程中,經常出現三E卡不按時上交、不填寫、亂填寫的現象;

2、三E卡內容填寫只是做做樣子,應付檢查,實際工作中并沒有按三E卡的內容去執行;

變革后新的做法:

針對問題

具體動作

1、不按規定時間上交三E卡

三E卡需在9:00前發送到部門(車間)經理處,經理在9:30分前對所屬人員的三E卡內容進行審核。不合格必須要求重寫或修改,修改后在10:00前由部門(車間)指定的人員將經理審核后的三E卡統一發送至所負責稽查員處(電子版及紙質版均可)。

2、提報到稽查部的三E卡內容很隨意

由稽查部人員對提交的三E卡進行評定,每天都選出填寫好的和差的人員,并在公司內部騰訊通上進行曝光。

3、部門對三E卡的執行不重視

在每周的管理變革例會上對三E卡的執行情況進行通報,讓公司所有管理人員都知曉本部門三E卡執行的狀況。

4、三E卡填寫歸填寫,實際工作不執行

稽查員對所負責部門三E卡填寫內容的真實性進行抽查,每天進行核實,將檢查的結果在當日稽查日志中體現,并在第二天上午11:30分前對前一天所檢查人員三E卡填寫是否屬實進行記錄。

5、存在的問題,沒有相應的制度進行制約

制定《三E卡推行動作控制卡》,使三E卡推行過程中出現的各種問題能有對應的制約

(五)導入現代化的管理軟件,與三E卡進行模擬對接

變革前的習慣和問題:

各種制度、流程、控制卡、數據的準確定性全需要稽查人員去維護,并對抽查的符合情況進行統計并通過稽查戰報等方式公開,稽查人員勞動強度大,而且需要耗用大量的紙張,增加辦公及人力成本,故公司決定推行ORT軟件;

變革后新的做法:

針對問題

具體動作

減少稽查勞動強度

導入ORT軟件(執行力管理平臺)                                            核心思想:目標、匯報、追蹤

公司人員不清楚什么是ORT

對ORT軟件功能初步的講解:培訓

ORT上線人員技能培訓及測試

對ORT上線人員進行操作培訓;對上線人員進行技能過關測試。

提高學習興趣

附:激勵方案;挑戰規則;挑戰現場

根據ORT軟件的功能進行每日工作匯報及次日工作計劃

ORT只要求寫工作總結,并沒像三E卡那樣嚴格要求,定人定時定事。

軟件無《三E卡》模板

修正軟件,并要求ORT編程人員重新優化并制定三E卡的模板,要求工作匯報按三E卡的方式在系統中進行匯報。

(六)軟件的再次修訂,與三E卡相融合

變革前的習慣和問題:

軟件勉強可以用,但各部門問題(抱怨)一大堆,公司內部人員根本不能處理,完全依賴于軟件編寫售后團隊;部份人員以此為理由不寫或只直接交空白;

變革后的做法:

針對問題

具體動作

由于只制作了空白模板,內容仍需要手工操作上去,部分人員以此作借口不填寫,或亂填。

由各稽查員按原三E卡的模式對所有人員的日志進行稽查、提醒,不處罰錢,但需在周例會上通報,取得最后一名的人員喝可樂330ML2瓶。

由于是試行三E卡在系統中實現,走的雙軌制,提交三E卡的人員也覺得重復,故有些人員只是填寫了空白表單就提交

收集各部門在提交三E卡中出現的問題

根據軟件的休整及優化,勉強能實現,但存在很多問題需要再次優化。

提高學習興趣

附:激勵方案;挑戰規則;挑戰現場

根據ORT軟件的功能進行每日工作匯報及次日工作計劃

ORT只要求寫工作總結,并沒像三E卡那樣嚴格要求,定人定時定事。

軟件無《三E卡》模板

修正軟件,并要求ORT編程人員重新優化并制定三E卡的模板,要求工作匯報按三E卡的方式在系統中進行匯報。

提交時間的確定

取消紙質的三E卡,正式合二為一;統一提交時間為9:00前。

問題點進行處理

對三E卡在ORT使用中存在的問題,由ORT對接小組成員與軟件編寫商進行對接,并由軟件編寫商對軟件再次進行優化(6月28日回訪)

(七)每周進行總結、全廠公布

變革前的習慣和問題:

未成立組織,ORT項目組完成工作后,系統會無法持續,對優化的三E卡/日志全靠稽查員統計的改由系統自動統計減少錯漏;

變革后新的做法:

針對問題

具體動作

項目實施完畢無維護

制作ORT基金方案并成立ORT運作基金會,并由朗歐項目組人員直接擔任會長;

每周無總結

每周三13:45由運作基金會對運作過程中出現的問題進行總結及維護處理;

每日進行公布

對每日未按時提交的三E卡(日志)的人員進行公布。

每月進行統計

每月進行一次月統計;查詢每日未按時提交的明細。

總結: 

通過各上線人員的積極配合,隨著《三E卡》在各管理人員身上的實施,上線人員也認為的確可以幫助大家能養成按“章法”去工作的習性,而不是盲目的工作,天天做“救火員”。更隨著管理軟件與《三E卡》的初步融合,也減輕了稽查人員的負擔,并通過系統對《三E卡》、《事項》的更新進度自動追蹤,并對未完成事項進行全廠公開,更讓公司高層每天了解所有上線員工的工作內容及工作成績,也讓上線人員感受到 “緊迫感”及找到“成就感”;

四、人員習性的變化

一車間趙主管:

沒有推行“三E卡”前,每天都在忙,但到底在忙什么,做了什么事,每天的業績體現在哪里,不是很清楚,自己也很茫然,總感覺好像在混日子一樣。朗歐項目組老師剛開始推行三E卡時,覺得沒什么用,認為是在額外增加工作量,因為每天的工作很忙,還要寫三E卡,內心不是很認可。后來經過一段時間日志的填寫和梳理,慢慢思路開始明晰,經過幾次優化后,現在已經很清楚自己每天的工作重點,每天上班該做什么事,什么時間做,都一清二楚。還有每天的數據體現,讓我認識到自己每天的工作是值得的,公司的發展也有我的一份貢獻。感謝朗歐項目組老師,使我的工作破了“無明”。

五、數據變化

廣州市朗歐企業管理咨詢有限公司(簡稱朗歐企管)是一家專注于中小企業精細化管理的本土咨詢機構,成立于2012年,提供駐廠式管理咨詢、企業內訓、管理軟件實施服務,致力為工廠量身打造最適合中國本土企業管理提升的管理系統——等距離管理系統。2015年,成為首家入駐騰訊課堂、網易云課堂的制造型企業管理咨詢公司。
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